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Excel使用技巧

 

一、   基本方法

1.     快速选中全部工作表

右键单击工作窗口下面的工作表标签,在弹出的菜单中选择选定全部工作表命令即可()。

 

2.     快速启动Excel

如果想在启动系统自动运行Excel,可以这样操作: 1.双击我的电脑图标,进入Windows目录,依次打开“Start Menu\Programs\启动文件夹; 2.打开Excel所在的文件夹,用鼠标将Excel图标拖到启动文件夹,这时Excel的快捷方式就被复制到启动文件夹中,下次启动Windows就可快速启动Excel了。 如果Windows系统已启动,你可用以下方法快速启动Excel: 方法一:单击开始文档命令里的任一Excel工作簿即可。 方法二:用鼠标从我的电脑中将Excel应用程序拖到桌面上,然后从快捷菜单中选择在当前位置创建快捷方式,以后启动时只需双击快捷方式即可。

 

3.     快速删除选定区域数据

如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时,没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键,则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域,在释放了鼠标右键后其内容将被删除)

 

4.     给单元格重新命名

Excel给每个单元格都有一个默认的名字,其命名规则是列标加横标,例如D3表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名,可以采用下面两种方法: 1.只要用鼠标单击某单元格,在表的左上角就会看到它当前的名字,再用鼠标选中名字,就可以输入一个新的名字了。 2.选中要命名的单元格,单击插入名称定义命令,显示定义名称对话框,在在当前工作簿中的名称框里输入名字,单击确定按钮即可()。 注意:在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字,它最多可包含255个字符,可以包含大、小写字符,但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。

 

5.     Excel中选择整个单元格范围

Excel中,如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围,按下“Ctrl+Shift+ *”。 注意:该命令将选择整个列和列标题,而不是该列表周围的空白单元格——你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令,全选命令将选择工作表中的全部单元格,包括那些你不打算使用的单元格。

 

6.     快速移动/复制单元格

先选定单元格,然后移动鼠标指针到单元格边框上,按下鼠标左键并拖动到新位置,然后释放按键即可移动。若要复制单元格,则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。

 

7.     快速修改单元格式次序

在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时,按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现拖放指针箭头,然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平状标志,左右拖拉时会变成垂直状标志,释放鼠标按钮完成操作后,单元格间的次序即发生了变化。

 

8.     彻底清除单元格内容

先选定单元格,然后按Delete键,这时仅删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格,可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围,单击编辑清除命令,这时显示清除菜单(),选择全部命令即可,当然你也可以选择删除格式内容批注中的任一个。

 

9.     选择单元格

选择一个单元格,将鼠标指向它单击鼠标左键即可; 选择一个单元格区域,可选中左上角的单元格,然后按住鼠标左键向右拖曳,直到需要的位置松开鼠标左键即可; 若要选择两个或多个不相邻的单元格区域,在选择一个单元格区域后,可按住Ctrl键,然后再选另一个区域即可; 若要选择整行或整列,只需单击行号或列标,这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格; 若单击左上角行号与列标交叉处的按钮,即可选定整个工作表。

 

10. 为工作表命名

为了便于记忆和查找,可以将Excelsheet1sheet2sheet3工作命名为容易记忆的名字,有两种方法:1.选择要改名的工作表,单击格式工作表重命名命令,这时工作表的标签上名字将被反白显示,然后在标签上输入新的表名即可。 2.双击当前工作表下部的名称,如“Sheet1”,再输入新的名称。

 

11. 一次性打开多个工作簿

利用下面的方法可以快速打开多个工作簿: 方法一 打开工作簿(*.xls)所在的文件夹,按住Shift键或Ctrl键,并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,将它们全部选中,然后按右键单击,选择打开命令,系统则启动Excel 2002,并将上述选中的工作簿全部打开。 方法二 将需要一次打开的多个工作簿文件复制到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART文件夹中,以后启动Excel 2002时,上述工作簿也同时被全部打开。 方法三 启动Excel 2002,单击工具选项命令,打开选项对话框,点击常规标签,在启动时打开此项中的所有文件后面的方框中输入一个文件夹的完整路径(d:\Excel),单击确定退出。然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中,以后当启动Excel 2002时,上述文件夹中的所有文件(包括非Excel格式的文档)被全部打开。 方法四 在Excel 2002中,单击文件打开命令,按住Shift键或Ctrl键,在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,然后按打开按钮,就可以一次打开多个工作簿。 方法五 用上述方法,将需要同时打开的多个工作簿全部打开,再单击文件保存工作区命令,打开保存工作区对话框,取名保存。以后只要用Excel 2002打开该工作区文件,则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开。

 

12. 快速切换工作簿

对于少量的工作簿切换,单击工作簿所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作簿进行切换,可以使用窗口菜单。窗口菜单的底部列出了已打开工作簿的名字,要直接切换到一个工作簿,可以从窗口菜单选择它的名字。窗口菜单最多能列出9个工作簿,若多于9个,窗口菜单则包含一个名为其他窗口的命令,选用该命令,则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框,只需单击其中需要的名字即可。

 

13. 选定超级链接文本(微软Office技巧大赛获奖作品)

如果需要在Excel中选定超级链接文本而不跳转到目标处,可在指向该单元格时,单击并按住可选定单元格。

 

14. 快速查找

在执行查找操作之前,可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表(可选定此工作表内的任意一个单元格)或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时,可以使用问号(?)和星号(*)作为通配符,以方便查找操作。问号(?)代表一个字符,星号(*)代表一个或多个字符。需要注意的问题是,既然问号(?)和星号(*)作为通配符使用,那么如何查找问号(?)和星号(*)呢?只要在这两个字符前加上波浪号()就可以了。

 

15. 修改默认文件保存路径

启动Excel 2002,单击工具选项命令,打开选项对话框,在常规标签中,将默认文件位置方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后新建Excel工作簿,进行保存操作时,系统打开另存为对话框后直接定位到你指定的文件夹中。

 

16. 指定打开的文件夹

我们可以指定打开文件的文件夹,方法如下: 单击开始运行,输入regedit命令,打开注册表编辑器,展开HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\10.0\Common\Open Find\Places\UserDefinedPlaces,在下面新建主键,名称为“mydoc”,然后在该主键中新建两个字符串值,名称分别是“Name”“Path”,值分别为我的文件”(可以随意命名)“d:\mypath”(定位文件夹的完整路径),关闭注册表编辑器,重启电脑。以后在Excel 2002中进行打开操作时,打开对话框左侧新添了我的文件这一项目,点击该项目,即可进入“d:\mypath”文件夹。

 17. 在多个Excel工作簿间快速切换

按下“Ctrl+Tab”可在打开的工作簿间切换。

 

18. 快速获取帮助

对于工具栏或屏幕区,按组合键“ShiftF1”,鼠标变成带问号的箭头,用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区,它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息。

 

19. 创建帮助文件的快捷方式

Excel帮助文件是编译的HTML帮助文件Xlmain10.chm,存放在安装目录\Office10\2052目录中,单击并拖拉此文件到Windows快速启动工具栏上。此后,不管Excel是否在运行,而且也不用调用Office助手,单击Windows快速启动工具栏上的这个图标将引出Excel帮助。

 

20. 双击单元格某边移动选定单元格

在工作表内移动选定单元格有一种快捷方法:将鼠标指针放置于选定单元格的一边,注意要选择与移动方向相关的一边,即要向下移动,就将鼠标指针放置于单元格的底部;如果要向右移动,就将鼠标指针放置于单元格的右边;依此类推。这时鼠标指针变为白色箭头的形状,双击选择单元格的某边,鼠标指针将沿选定的方向移动到特定的单元格中。如果此方向相邻单元格为空白单元格,则将移动到连续最远的空白单元格中;如果此方向相邻单元格为非空白单元格,则将移动到连续最远的非空白单元格中。
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